Privacyverklaring

Privacy als uitgangspunt

Vergaderhulp is ontworpen met privacy als uitgangspunt. Vergaderinhoud, waaronder audio, transcripties, notities en gerelateerde vergadergegevens, wordt beschermd met end-to-end encryptie. Daardoor kunnen alleen geautoriseerde gebruikers met de juiste toegang deze inhoud ontsleutelen.

Vergaderhulp is gevestigd in Nederland en verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Beperkte inzage door ontwerp

Ook de eigenaar of beheerder van Vergaderhulp kan de inhoud van vergaderingen niet meelezen of beluisteren. Dat betekent ook dat wij vergaderaudio, transcripties, notities of vergelijkbare versleutelde vergaderinhoud niet voor u kunnen teruglezen, terugluisteren of handmatig controleren.

Welke gegevens wij verwerken

• accountgegevens, zoals e-mailadres en inloggegevens;
• technische en operationele metadata die nodig is voor werking, beveiliging en ondersteuning;
• versleutelde vergadergegevens, zoals audio, transcripties, notities, besluiten en actiepunten;
• stembiometrische gegevens, uitsluitend na expliciete toestemming (zie hieronder);
• betalingsgegevens, verwerkt via Mollie (zie subverwerkers).

Waarom wij gegevens verwerken

• het leveren van de dienst (grondslag: uitvoering overeenkomst);
• het beveiligen van accounts, sessies en infrastructuur (grondslag: gerechtvaardigd belang);
• het verwerken van betalingen (grondslag: uitvoering overeenkomst);
• stemherkenning tijdens vergaderingen (grondslag: expliciete toestemming, art. 9 AVG);
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen (grondslag: wettelijke verplichting).

Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Stembiometrische gegevens

• Stemprofielen worden uitsluitend gebruikt voor automatische sprekerherkenning tijdens uw eigen vergaderingen.
• Stemprofielen worden niet gedeeld met derden en niet gebruikt voor modeltraining of andere doeleinden.
• Stemgeluidsopnames worden lokaal verwerkt op onze eigen server (Whisper) en niet naar externe diensten verstuurd.
• U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via Stemprofielen → Beheer toestemming. Bij intrekking worden alle stemprofielen en opnames direct en permanent verwijderd.
• De datum en versie van uw toestemming worden vastgelegd ten behoeve van aantoonbaarheid (art. 7 AVG).

Automatische notulengeneratie en OpenAI

Vergaderhulp biedt de mogelijkheid om automatisch notulen te genereren op basis van vergadertranscripties. Voor deze functionaliteit wordt uitsluitend tekst (geen audio) verstuurd naar de API van OpenAI. Audio-opnames verlaten onze server nooit voor dit doel.

OpenAI verwerkt deze tekst als subverwerker onder een Data Processing Addendum (DPA), conform de AVG. Data die via de API wordt verstuurd wordt door OpenAI niet gebruikt voor modeltraining en maximaal 30 dagen bewaard, waarna het wordt verwijderd.

Voor EEA-data geldt dat OpenAI Ireland Limited als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, en doorgifte buiten de EEA plaatsvindt op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's).

Subverwerkers

Vergaderhulp maakt gebruik van de volgende subverwerkers:

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — u kunt verzoeken om volledige verwijdering van uw account en alle bijbehorende gegevens (recht op vergetelheid). Verzoeken kunt u sturen naar privacy@vergaderhulp.nl.
• Beperking — u kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.
• Overdraagbaarheid — u kunt verzoeken om uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Intrekking toestemming — voor verwerking op basis van toestemming (stembiometrie) kunt u uw toestemming op elk moment intrekken via de app, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.
• Bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Klacht — u heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Verzoeken worden binnen 30 dagen beantwoord. Voor verwijdering van uw volledige account en alle gegevens stuurt u een e-mail naar privacy@vergaderhulp.nl.

Beveiliging

Vergaderhulp neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen, waaronder end-to-end encryptie van vergaderinhoud, versleutelde opslag van gevoelige gegevens, HTTPS/TLS voor alle verbindingen, CSRF-bescherming, toegangscontrole per gebruiker en regelmatige versleutelde back-ups.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij materiële wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in de app. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina.

Contact